Eine lohnende Umstellung
Die Digitalisierung verändert nicht nur einzelne Branchen, sondern die gesamte Wirtschaft. Um konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmen diese Entwicklung mitmachen und ihre Prozesse an die neuen Gegebenheiten anpassen. Denn tatsächlich profitieren vor allem kleine und mittlere Unternehmen vom digitalen Strukturwandel. Durch die Transformation können sie ihre Prozesse optimieren, die Kommunikation vereinfachen und neue Kundengruppen erschließen. Um dieses enorme Potenzial voll auszuschöpfen, sind Änderungen notwendig. Für viele dieser Schritte bildet das KKIS System eine leistungsfähige Basis, da Daten nicht nur erfasst und verwaltet, sondern alle Arbeitsprozesse optimiert und gesteuert werden.
Prozess der Digtalisierung
Digitale Informationen lassen sich nicht nur schneller weitergeben – eine E-Mail erreicht ihren Empfänger schneller als ein Brief -, sondern auch gemeinsam bearbeiten, durchsuchen und weiterverarbeiten, ohne dass es dabei zu Qualitätsverlusten kommt.
Prüfwerte, die digital vorliegen, müssen nicht wiederholt eingegeben oder separat an Kunden weitergeleitet werden. Prüfergebnisse im KKIS-System veranlassen automatisiert einen kompletten Mangelbehebungsablauf (komplett automatisiertes Angebot aus den Prüfergebnissen - Umwandlung in Auftrag - Bestellung der notwendigen Ersatzteile und Ressourcen - Beseitigung der Mängel vor Ort - Information des Kunden - Rechnungslegung -> siehe Video).
Schaffen Sie das Papier in Ihrem Büro ab!
Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist das papierlose Büro, der Verzicht auf gedruckte Dokumente. Voraussetzung für die Digitalisierung sind folgende Faktoren:
- auf einen rein digitalen Schriftverkehr umsteigen
- eintreffende Papierpost digitalisieren
- Belege digital erstellen und auch digital (z. B. über Schnittstellen) mit Ihren Handelspartnern austauschen
- Dokumente digital archivieren, anstatt sie auszudrucken und abzuheften
- eingehende Belege digitalisieren und rechtssicher speichern
- Kundendaten ausschließlich in einer digitalen Kundenakte speichern
Auf diese Weise können Sie nicht nur viele weitere Arbeitsschritte automatisieren, sondern gewinnen auch ein Höchstmaß an Transparenz! Im Außendienst stehen die Daten ebenso zur Verfügung wie im Innendienst.
Wichtige Schritte bei der Digitalisierung
Bevor Sie zur Tat schreiten, müssen Ihre Prozesse geprüft und ein Ablaufplan erstellt werden:
Digitalisierung ist kein Bündel von technischen Maßnahmen, die automatisch zum Erfolg führen. Vielmehr handelt es sich um einen komplexen Prozess, der bewusst gestaltet und vollzogen werden muss. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit KKIS alle Abteilungen eines Unternehmens transformieren. Die Digitalisierung im Unternehmen beginnt zunächst bei den Mitarbeitenden. Es erfordert eine grundsätzlich andere Herangehensweise an die Arbeit und Zusammenarbeit im Betrieb.
Das CompData-Team unterstützt Sie bei diesen Analysen und erarbeitet die optimalen Abläufe. Praktische Beispiele zeigen wir in unserem WORKSHOP am 07.02.2025 anhand der neuen WORKBENCH 2.0.
Zwei unserer Beta Tester stehen ebenfalls mit praktischen technischen Ratschlägen im Workshop Rede und Antwort. Diese Firmen haben mit Ihren Technikern die neuen Funktionen und Abläufe der WORKBENCH 2.0 bereits mehrere Monate im Einsatz.
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